L’organisation d’une cérémonie ou d’une soirée d’inauguration est le meilleur moyen de marquer les esprits et de faire découvrir à vos clients, prospects et partenaires vos améliorations, innovations et plus globalement vos produits, vos valeurs et votre image de marque. Une inauguration permet de révéler un nouveau projet, de développer votre notoriété, conquérir de nouveaux clients afin de développer le chiffre d’affaires.
Comment organiser une inauguration en 4 étapes ?
I – Prévision : Planification et budget
Comment choisir la date et l’horaire d’une inauguration?
Anticipez ! Suivant l’ampleur de votre projet, préparez-vous 2 à 6 mois à l’avance afin de vous assurer de la disponibilité des prestataires et des convives (élus locaux, les partenaires…). Cela vous permettra également de concevoir les différents supports de communication (communiqué et dossier presse).
Pour anticiper la présence des élus, l’idéal est de choisir la date avec le(s) service(s) du protocole(s) concerné(s). L’horaire à privilégier est souvent la fin de matinée, en faisant suivre l’inauguration d’un cocktail déjeunatoire. C’est aussi un horaire où les journalistes sont plus régulièrement disponibles.
Pour un lancement de magasin, des bureaux, une structure, 18h suivie d’un cocktail puis d’un moment festif est propice.
Si l’inauguration est en extérieur, privilégiez une période climatique propice avec une solution de repli en cas de pluie : le fameux plan B.
Sélectionner les invités
Compiler un fichier contact avec les coordonnées (mail, téléphone) de vos clients, financeurs, partenaires, élus, presse nécessite un travail de réflexion qui peut être long mais nécessaire.
Aussi, il faut décider du nombre de personnes que vous souhaitez réunir, faites-vous plaisir. Votre capacité à rassembler fera partie de la réussite de votre projet.
Combien coûte une inauguration ?
Établir une enveloppe budgétaire globale permettra de définir l’ambition, le nombre d’invités, le choix du lieu et des animations et le type de restauration (Cocktail…), mais aussi de sélectionner les prestataires correspondant à votre budget. En moyenne et selon notre expérience : il faut compter à partir de 100€ par participant.
Les prix varient en fonction :
- Des installations
- Des supports de communication créés pour l’occasion (films, brochure, goodies)
- Du nombre d’invités
- Du type de cocktail
II – Mise en œuvre de l’inauguration
Comment inviter ?
1 – Donner du poids à votre inauguration avec des officiels et journalistes
Définissez en amont la participation des officiels, afin de respecter les usages de présentation dans l’invitation (titres, ordre d’importance…) et validez par la suite le déroulé avec les cabinets des élus concernés (Préfets, maires, communauté d’agglomérations…).
2 – Création de l’invitation :
Elle sera l’identité graphique de l’événement et elle représente votre image, votre ambition, votre projet. Elle doit attirer et séduire, c’est le premier pas pour remplir votre évènement.
3 – Envoi et suivi des convives.
Une fois les invitations envoyées, nous procédons au suivi et à la gestion des contacts pouvant engendrer des relances téléphoniques, l’envoi de mails et de SMS, en vue d’atteindre le nombre de participants souhaité.
4 – Inviter les officiels et la presse.
Il est essentiel de concevoir un mail dédié et de procéder à un suivi personnalisé en donnant des informations attractives. Qu’est-ce que votre événement a de particulier ? Mettons-nous à leur place.
Quelles animations pour une inauguration ?
La scénographie permet de créer une ambiance et de construire l’espace de l’inauguration pour le jour-J. Cela va permettre d’avoir un déroulé technique précis et d’organiser les animations événementielles telles que :
- La sonorisation et l’audiovisuel
- Les shows artistiques : créer une ambiance conviviale et festive
- Restauration : animation culinaire, cocktail dînatoire, buffet, traiteur
- Photocall : créer un souvenir permanent de l’évènement pour vos invités
- Un photographe : pour couvrir l’évènement.
Toutes ces animations nécessitent une logistique des prestataires techniques, par un chef de projet attribué.
III – Jour-J de l’évènement
Logistique des prestataires :
Coordonner et établir la logistique des agents de sécurité, traiteurs, animateurs, artistes, groupe de musique, permet d’être prêt à l’heure lors de la réception des convives.
Rythmer l’événement :
Le rôle du Chef de projet événementiel sera de rythmer l’événement et de respecter les temps précis indiqués sur le déroulé pour procéder à toutes les étapes et notamment au geste inaugural.
Présence digitale :
Aussi, pendant la séquence, la diffusion de l’évènement sur les réseaux sociaux augmentera la visibilité de cet évènement professionnel
Relation Presse :
A la fin du discours, il est important pendant le cocktail de distribuer le dossier presse aux journalistes.
IV – Post-Inauguration
Remerciements :
Remercier toutes les personnes présentes et glisser quelques photos de l’évènement afin qu’elles soient partagées sur les réseaux sociaux.
Retombées presse :
Créer des alertes et rester en contact avec la presse permet d’analyser les retombées médiatiques et la visibilité de votre action.
Notre agence événementielle et de conseil en communication vous accompagne dans tout le processus de réalisation de votre inauguration.
