LA GESTION DE CONTACT LA GARANTIE D’UN ÉVÈNEMENT REMPLI
Un événement commercial ou une rencontre de réseau réussie c’est avant tout un événement complet par des personnes de qualité !
Le principe de la gestion de contact consiste à créer une liste claire et précise des personnes présentes dans votre vie professionnelle, de les inviter en toute sécurité, de s’assurer qu’ils ont bien pris connaissance de leur invitation et d’obtenir leur réponse. Notre objectif : avoir un taux de participation s’approchant des 100 % !
COMMENT CHOISIR LES PARTICIPANTS À UN ÉVÈNEMENT ?
Lors de la mise en place d’un événement, vous avez définie la cible et la capacité d’accueil des participants. C’est en prenant en compte ces modalités que va être dressée la liste des contacts, cibles de l’opération de communication marketing.
La gestion des contact lors d’un événement est un élément important. Il faut choisir de façon pertinentes vos invités et ceux de vos commerciaux, en déterminant des cibles précises en fonction de votre stratégie marketing clients, prospects, partenaires, apporteurs d’affaire, prestataires, collaborateurs, presse…. Il s’agit ensuite de centraliser et d’harmoniser ces données (nom, prénom, mail et numéro de téléphone,…) souvent réparties à travers différents supports.
Afin de s’assurer de la présence du nombre souhaité de participants, il vous faut anticiper le nombre de personnes à inviter. Pour être sûr de remplir votre évènement, nous conseillons en moyenne d’inviter environ 3 fois votre objectif d’accueil. Vous pouvez définir ensuite des ordres de priorités dans la liste de diffusion.
CONSTRUIRE DES FICHIERS QUALIFIÉS ET STRUCTURÉS, FIABLES ET OPÉRATIONNELS
La qualité de votre fichier d’invitation est déterminante. Idéalement structuré dans une base de données affilié à un logiciel CRM, la mise à jour permanente de ces données est capitale afin d’organiser sereinement un évènement.
Nous sommes là afin de pallier aux défauts éventuels de structure des fichiers. Afin de respecter une structure bien définie, avec des noms de colonnes strictes, nous vous envoyons un modèle type pour faciliter le transfert de votre fichier sur notre CRM. Après l’avoir avoir nettoyé » et « normalisé » nous intégrerons.
Nous structurons, segmentons, qualifions et classons vos contacts par rapport à leurs fonctions, à la relation client ou encore leur « l’ordre d’importance ».
Nous pouvons programmer, en accord avec vous, plusieurs vagues en fonction du taux de réponse.
Grâce à ce tri, il est facile de rechercher seulement une catégorie de contacts, de les inviter sans erreur ou oubli, facilitant une importation, une exportation et une restitution de votre listing de contact personnalisé et mis à jour. Les relances peuvent également se faire avec des ordre de priorité ( VIP / Prospects / Officiels …)
Nous avons une grande souplesse de réponse en fonction de vos demandes.
LA GESTION DE CONTACT FAVORISE LA SIMPLICITÉ D’ENVOI DES INVITATIONS ET DE RÉCEPTION DES RÉPONSES
COMMENT INVITER LES PARTICIPANTS ?
Aujourd’hui la majorité des invitations se font par le canal numérique, via les mails. Nous disposons d’un outil de gestion de contacts numérique dédié à la gestion de données dans le respect du RGPD. Le logiciel permet également l’émission des invitations mail, personnalisable, de qualité graphique et ergonomique, éléments fondamentaux pour obtenir un feedback significatif des invités.
Les principales règles :
- Identifier immédiatement votre identité graphique
- Donner envie par l’ambiance graphique et le programme de participer
- Personnaliser l’invitation
- identifier l’inviteur qui va être la porte d’entrée
- lire en priorité le nom et prénom de l’invité
- aller à l’essentiel pour les informations
- Avoir des boutons clairs d’action pour s’inscrire
Vos contacts sélectionnés sont invités par mail à travers l’invitation détaillée et numérique. Leur réponse est recueilli dans un formulaire déjà pré-rempli avec leurs coordonnées qu’ils peuvent compléter avec les critères que nous aurons prédéfinis ensemble.
Notre logiciel de CRM synthétise ensuite ces réponses afin de comptabiliser les retours et effectuer les taux relatifs aux participants, afin de nous permettre d’avoir une visibilité en temps réel de l’avancement des participants à l’opération de communication.
OBTENIR LA RÉPONSE DE PARTICIPATION À L’ÉVÉNEMENT
Une grosse partie de notre travail est de nous assurer que les invitations ont été reçues et réellement vues par les invités, l’important est que ces derniers ont bien été au courant de la manifestation.
Enfin, nous nous attachons à ce qu’ils nous fournissent une réponse positive ou négative, Pour cela nous garantissons un contact avec vos invités, par les moyens de relances dont nous disposons à savoir par mail, texto et téléphone.
Notre outils nous permet de faciliter le suivi des réponses et d’optimiser le temps, cependant c’est la partie la plus chronophage du processus.
AVOIR UN TAUX DE PARTICIPATION MAXIMUM
Une fois la réponse acquise, nous continuons d’entretenir la relation avec l’invité et en l’informant à travers différents messages.
Le but est de garantir un très bon taux de participation le Jour J. La veille de l’événement nous prenons soin d’envoyer un mail de dernière minute pour rappeler aux invités votre rendez-vous. Le matin de l’événement un SMS de dernière minute est également transmis pour rappeler les détails aux invités (parking, accès, horaires…).
Nous réalisons plus de 50 événements par an. Notre taux moyen de participation à un événement est de 89 %.
Quelques astuces nous ont même permis de dépasser à plusieurs reprises les 120 % pour d’atteindre le record de 137 % cette année lors d’une inauguration.
Évidemment un évènement plein est déjà en grande partie réussi pour vous, mais aussi pour également pour vos convives qui se presseront plus facilement au suivant !
REPORTING DE VOS INVITÉS
Vous suivez régulièrement, à travers un tableau de bord ou un fichier “Excel” , l’évolution de la participation à votre évènement et les réponses obtenues.
Cela nous permet d’ajuster en permanence nos relances, le lancement de nouvelles vagues ainsi que de nous adapter en terme de logistique de façon très précise à l’impact de l’événement.
LA GESTION DE CONTACT REQUIERT DE MULTIPLES COMPÉTENCES
Pour réussir à satisfaire vos attentes tout en maîtrisant les rouages, les codes et réglementations qui s’applique à l’utilisation de données, il faut maîtriser un savoir-faire complexe :
- Connaître la législation qui s’applique : RGPD
- Disposer d’un logiciel et de compétences liées à la manipulation de données sensibles
- Gérer les contacts et les invités
- Disposer de compétences graphiques et techniques pour l’élaboration d’invitations e-mailings personnalisés
- Fédérer les invités autour d’une manifestation
- Entretenir un contact, un lien avec le public cible
- S’assurer de la connaissance de l’événement pas tous les contacts, cibles de votre action marketing
- Disposer du temps de mise à jour de la base de données, de l’entrée en contact avec les cibles et de la réalisation d’un reporting pour le client
LA NÉCESSITÉ D’UN BUDGET POUR LA GESTION DE CONTACT
La gestion de contact n’est donc pas un détails de l’événement mais bien la constitution même de la liste des invités, qui seront vecteur de la diffusion de votre message et de l’image de votre entreprise. Ce n’est donc pas une dépense à ignorer. Toutefois, nous veillons au respect de vos intérêts, tout en vous accompagnant le mieux possible afin de constituer un réel fichier contacts/clients, indispensable aux actions de communication externe et marketing.
